AS CONSEQUÊNCIAS DA BAGUNÇA NA EMPRESA E COMO SE LIVRAR DELA

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O que é a bagunça?A bagunça é um problema causado pela má administração dos objetos dentro de um determinado local.

Manter os objetos sempre organizados é um grande desafio, sendo que na maioria das vezes, nossa rotina dentro do local de trabalho é corrida. É comum que tiremos um objeto do local de origem e na hora de colocarmos de volta, deixemos pra depois, pensando que organizar na hora não é prioridade.Também é comum que, ao recebermos materiais para o nosso estoque, deixemos de organizá-lo devidamente no momento em que ele chega, pois isso exige tempo, estratégia, pra não dizer paciência, rs. Descartar papéis sem utilidade? Ah sim, isso é importante, mas agora não dá! Descartar caixas de papelão sem uso dentro do local de trabalho? Sim, com certeza, mas depois…

Já se viu em alguma das situações acima? Se você já se viu em uma ou mais situações descritas acima, esse artigo é pra você.

O grande problema da desorganização, é que ela não é inofensiva. A bagunça causa uma série de conseqüências desastrosas. Estudiosos do Feng Shui acreditam que quando o ambiente está desarrumado, as energias de quem mora ou trabalha no local ficam estagnadas, ou seja, nada flui. A produtividade fica comprometida, as pessoas ficam mais lentas e até as finanças são comprometidas pela má administração dos recursos.

Os japoneses foram os primeiros a perceber essas conseqüências desastrosas da bagunça e após a segunda guerra mundial, dentro de um país em crise, surgiu o programa 5Ss, que começou a ser difundido por um engenheiro japonês, com o objetivo de padronizar processos de comportamento pertinentes à organização, limpeza e disciplina para que desta forma, atingissem maior qualidade.

O que são os 5Ss?

Ao contrário do que alguns pensam, os 5Ss não são somente um “método de organizar as coisas”. 5 Ss são cinco sensos, cinco palavras japonesas que traduzidas para o português significam utilização, organização, limpeza, higiene e disciplina.

A junção desses 5 sensos forma o programa 5Ss, que hoje já é implantado em empresas que visam a qualidade total e até mesmo certificações de qualidade nos processos e no ambiente como as ISOs 9001 e 14001.Os 5Ss é considerado por grandes multinacionais como a Toyota por exemplo, a base para a obtenção da qualidade total.

Como funciona a implantação dos 5Ss?

Conforme dito anteriormente, esse processo não é um processo unicamente de “arrumação de bagunça”.

–  Ele tem que ser implantado por alguém que entenda a fundo dos 5Ss dentro da empresa ou por um consultor contratado.

–  A implantação é feita por áreas e para ter sucesso depende em primeiro lugar do comprometimento dos gestores de cada área e da colaboração de todos os funcionários.

– Os sensos são implantados um a um, isso significa que uma implantação de 5Ss bem feita demora alguns meses para entrar em ação.

– É uma implantação baseada em planos de ação e cronogramas propostos para executar cada senso. Por exemplo: Há um plano de ação para ser implantado com cronogramas propostospara  o descarte correto de resíduos,descarte “Just in time”,  área restrita para descarte, identificação correta dos coletores de lixo,e tudo o que for pertinente ao descarte. Após essa etapa, será implantada a etapa da organização,com categorização correta de itens,e assim sucessivamente em relação aos outros sensos, até que os cinco sensos sejam implantados com calma e coerência, respeitando as características da empresa.

Quais os benefícios da implantação?

Alguns dos diversos benefícios da implantação de um programa de disciplina e organização dentro da empresa são :

 – Maior produtividade;

– Melhor relacionamento interpessoal;

– Melhor administração do tempo;

– Melhor utilização de recursos;

– Diminuição de gastos;

– Maior conforto;

– Melhoria nos processos;

 – Obtenção da Qualidade Total.

Portanto, se você é gestor ou empresário,ainda não implantou os 5Ss na sua empresa e achou válidos os benefícios para você, fale comigo aqui no site ou pelo e-mail thalita.marques@organizzabr.com.br

 

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TORNE-SE UMA PESSOA MAIS ORGANIZADA SEGUINDO DICAS DE ESPECIALISTAS

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No último artigo, falamos sobre a impressão que temos de nós mesmos x como as pessoas nos enxergam. Quem fez o teste proposto, teve a possibilidade de descobrir-se como uma pessoa organizada ou não.

Agora, iremos falar sobre as dicas que os profissionais da organização dão para que a pessoa tenha um estilo de vida mais prático e organizado. O objetivo desse artigo é que você encontre meios de administrar a sua rotina com mais foco no que realmente é importante. Isso certamente te ajudará no sentido pessoal e profissional.

 

  1. Planeje!

 

O planejamento nada mais é do que o conhecimento de onde estamos, de onde queremos chegar, e o que devemos fazer para chegar onde queremos.

Muitas pessoas acreditam que é bobagem o ato de planejar, que é perda de tempo, e que o tempo que se gasta planejando, elas poderiam estar desenvolvendo. Segundo estatísticas do Sebrae, 60% das empresas que abrem, vão à falência no primeiro ano por falta de planejamento. E isso se aplica a tudo. Por exemplo: Alguém realiza uma festa de casamento sem planejamento? Somente nos filmes, não é? Sabemos que, na vida real, uma festa de casamento de sucesso depende de um planejamento de pelo menos 1 ano antes, isso sem contar no planejamento financeiro para obter uma estrututa que comporte uma nova família, pois estudos apontam que a falta de recursos financeiros gerada pela falta de planejamento é a segunda maior causa de divórcios no Brasil.

Com isso concluímos que, o ato de planejar o que se pretende fazer é essencial em qualquer área da vida, pois ao contrário do que muitos pensam, apenas com planejamento é possível traçar estratégias certeiras para se alcançar qualquer objetivo.

 

  1. Não perca tempo com informações desnecessárias!

Imagine a seguinte situação: Você tem, gravados no seu celular 250 contatos. Porém, desses 250, você só tem contato efetivamente com 50.Ou pior: Você tem uma memória incrível para guardar informações sobre a vida do seu ex namorado, mas tem uma péssima memória para lembrar o aniversário dos seus clientes.Percebe que, às vezes, mesmo sem querer, nossa mente armazena informações desnecessárias?

Procure se poupar…se poupar de lembranças, contatos ou atitudes que não lhe forem úteis. Faça uma limpeza mental, procurando ficar somente com o essencial para você!

Se organizar não significa só tirar os excessos do seu armário, mas também da sua mente!

 

  1. Anote tudo o que considerar importante!

É um hábito que funciona muito bem para as secretárias, executivos e grandes homens e mulheres de negócios e que certamente funcionará para você!

Procure anotar no início do dia, um cronograma de como deverá ser a sua rotina diária, contendo tarefas a serem realizadas, enumeração em ordem de prioridades e horário máximo para a realização da tarefa. Faça essa agenda por 1 dia e observe como seu dia fica mais produtivo e pasme: por mais tarefas que você tenha que realizar, a sensação que você terá é que ganhou tempo ao invés de perdê-lo, simplesmente porque você planejou e estruturou seu tempo!

O tempo é muito curto, use-o ao seu favor!

 

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VOCÊ É ORGANIZADO OU DESORGANIZADO? FAÇA O TESTE E DESCUBRA.

 

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Imagine a seguinte situação: Você mora em uma casa com pessoas que te consideram desorganizado, porém você não tem essa impressão de si mesmo (a),sua bagunça é “normal” você consegue encontrar a maioria das coisas que procura e quando não encontra, é natural,  quem encontra tudo o que procura, não é mesmo?Afinal, as pessoas não entendem que você não tem tempo para ser tão perfeccionista na sua casa, você trabalha tanto fora, que ficar neurótico com a organização dentro de casa é coisa pra quem não tem o que fazer,  você não é obrigado (a)! Se identificou?

Pois é, muitas vezes achamos que “não somos obrigados” a ser organizados, como se a organização pessoal fosse um favor que estivéssemos fazendo a alguém. Porém, segundo a Personal Organizer japonesa Mary Kondo, ser organizado é, na verdade uma gentileza que fazemos em primeiro lugar a nós mesmos e como conseqüência disso, nos tornamos pessoas mais agradáveis de se conviver em grupo,pois  ninguém vê uma pessoa organizada como um peso e sim como um facilitador.

A filosofia do Feng Shui defende que a energia das pessoas organizadas flui muito melhor, as coisas  “acontecem” de forma mais rápida.

Mas, quais são as principais características das pessoas organizadas? Você se acha organizado? As pessoas ao seu redor te acham organizado e facilitador ou reclamam da sua “falta de noção”? É fato que muitas vezes a opinião que temos a nosso respeito é diferente da opinião que as demais pessoas têm.É interessante que tenhamos uma visão pessoal realista, mas para que isso aconteça, temos que fazer uma auto avaliação de forma bem sincera.

Antes de propor o teste de auto avaliação sobre sua organização pessoal, gostaria que você respondesse para si mesmo as seguintes perguntas?

Você admira pessoas organizadas?

Acha que ser organizado faz diferença na sua vida?

Se a resposta a essas duas perguntas for sim, creio que o teste abaixo será muito válido para sua auto avaliação. Faça o teste:

 

  1. Você recebe constantemente reclamações na sua casa por objetos que deixa fora do lugar?

(   ) sim

(   ) não

 

  1. Tem o costume de organizar seu armário com alguma freqüência?

(  ) sim

(  ) não

 

  1. Você acredita que a sua organização pessoal pode “esperar”?

 

(  ) sim

 

(  ) não

 

 

  1. A organização na sua casa ou no seu ambiente de trabalho faz diferença pra você?

 

(  ) sim

(  ) não

 

  1. Você constantemente se sente perdido em suas tarefas sem saber por onde começar?

 

(  ) sim

(  ) não

 

  1. Você se sente” irritado” por não conseguir concluir as tarefas que começa?

 

(  ) sim

(  ) não

 

Resposta: Se a maioria das suas respostas for não, isso significa que você é uma pessoa organizada ou está no caminho certo para se tornar uma.

Se a maioria das suas respostas for sim, é interessante que você conheça métodos para se organizar de forma a te trazer mais vantagens.

Faça o teste e fique a vontade para comentar abaixo!

No próximo artigo falaremos sobre o que você pode fazer para se organizar melhor,aguarde!